COLUMNオフィス アイデアコラム

BCP(事業継続計画)とは?
~災害や感染症などに備えた対策、オフィス計画の重要性~
2020.11.05UP

自然災害や感染症拡大が立て続けに起きている昨今、企業はそれらのような緊急事態に備えた日頃の対策の必要性を痛感させられているのではないでしょうか。そうした中でも企業の存続に関わる事業を継続し、早期復旧を目指すためには、BCP(事業継続計画)を策定しておくことが求められます。
今回は、BCP(事業継続計画)の概要やBCP策定の流れと注意点、BCPを意識したオフィス選びやオフィス作りのポイントを解説します。

BCP(事業継続計画)とは?
BCP(事業継続計画)とは?

BCPとは「Business Continuity Plan」の頭文字を取ったもので、「事業継続計画」と訳されます。

BCPは、企業が災害や感染症の流行、システム障害や不祥事といった危機的状況に遭遇した場合でも重要な業務を継続し、早期復旧のための方策を計画することを指します。

BCPの目的は、損害を最小限にとどめ、中核となる事業を継続することと、早期復旧のために、平時と緊急事態に実施する事項を明確化し、ルールとしてしっかり定めることにあります。

損害には、倒産や事業縮小などのほか、顧客や取引先からの信用を失う、企業イメージの低下など、広範囲に影響が考えられます。

BCPは現代において、必要不可欠な企業の活動といえます。

BCP策定の流れと注意点

BCP策定の際は、手順に沿って計画的に実施をしていくことが重要です。また、BCP策定に当たり、注意すべきポイントも確認しておきましょう。

BCP策定にあたり注意すべきポイント
<BCP策定のステップ>
1.事業を分析して影響度を把握する

まず自社にとっての「中核事業」を特定します。中核事業とは、会社の存続に関わる最も重要性または緊急性の高い事業のことです。財務面、顧客関係面、社会的要求面から優先度の高い事業を選定します。

中核事業を特定したら、付随する業務を把握します。そしてその業務を継続するために必要な資源には人、物、金、情報など、何があるか挙げておきます。
そして中核事業を復旧させるまでの期限の目安となる目標復旧時間も決めておきます。

次に、その中核事業が、災害や感染症拡大などにより、どの程度の影響を受けるのかを評価します。その際、先ほど洗い出した資源一つ一つへの影響を想定します。

また、財務状況の分析も行います。災害などの際に、建物・設備の復旧費用や事業中断による損失を具体的に概算しておきます。
これにより、1ヶ月程度の操業停止に耐え得る資金の事前確保や適切な損害保険の加入、事前の対策実施などの必要な準備が見えてきます。

2.BCPの準備と事前対策の実施

次に、1に基づいて、緊急事態発生時に中核事業に必要な資源をどのように確保するかについて、事前に検討をしておきます。

資源が確保できなかった場合に、中核事業を継続するために必要な資源を災害の影響から保護しておく、または、代替の準備をするといった事前対策を実施します。

3.BCPを策定する

いよいよBCP策定を行います。まずはBCP発動基準を明確にした上で、BCP発動時の体制を決めていきます。

例えば、災害発生時には特別なチーム編成を行うことなどを決めます。例えば復旧対応を行うチーム、取引先や協力会社などの外部対応を行うチーム、事業復旧のための資金調達や各種決済などを行う財務管理チーム、従業員の管理や飲食料の手配、負傷した従業員の対応などの後方支援チームに分けるなどです。

そして、事業継続に関連する情報の整理と文書化を行います。BCP(事業継続計画)の発動フローを明文化し、そのフローごとに必要となる情報を整理して、文書化を行います。

<BCP策定にあたり注意すべきポイント>
BCPを意識したオフィス選びとオフィス作りのポイント BCPを意識したオフィス選びとオフィス作りのポイント BCPを意識したオフィス選びとオフィス作りのポイント BCPを意識したオフィス選びとオフィス作りのポイント
1.BCPの対象は中核事業に絞る

事業数の多い企業は、すべての事業を継続したいと考えがちですが、BCPの対象は中核事業に絞ることが重要です。複数の事業を復旧させようとすると力が分散されてしまう上に、収益が不安定になる恐れがあるためです。企業の存続にとって重要な中核事業の早期復旧に集中し、何よりも優先させることで、BCPの成功につながります。

2.具体的な行動を明記しておく

BCP策定の際、従業員が具体的にどのように行動するのかを文書に明記しておくことが重要です。緊急時になって、「文書が抽象的で何をすれば良いかよくわからない」というのであれば、BCP策定の意味を為しません。緊急時に確実に動けるマニュアルとなるよう、具体的に行動を記述していくことがポイントです。

3.BCPは継続的に行う

BCPは策定したら終わりではなく、定期的に見直しをして、常に最新の状態にしておくことが重要です。また災害を想定した訓練を行っておくことで、いざというときにスムーズに行動ができます。

BCPを意識したオフィス選びとオフィス作りのポイント
BCPを意識したオフィス選びとオフィス作りのポイント

緊急時に中核事業を継続させ、早期復旧を目指すためには、あらかじめBCPを意識してオフィス選び、オフィス環境を整えておくことで、BCPはより実施しやすくなります。
新型コロナ感染拡大により、改めて感染症に対する備えも重要になってきました。
ここからはBCPを意識したオフィス選びとオフィス作りのポイントをご紹介します。

●BCPを意識したオフィスの選び方

緊急時にも中核事業の重要業務を継続しやすいという観点からオフィスを選定する場合、オフィスビルの建つ地盤が強いこと、周辺環境の自然災害リスクが低いことなどを考慮して立地を選ぶ必要があります。
そしてオフィスビルの耐震性能やビル管理会社による防災対策、非常用電源の設置状況などをあらかじめ調査しておくことも重要です。

●BCPを意識したオフィス作りのポイント

例えば、震災が起きたときのことを想定して、オフィス家具や什器の転倒防止対策を行っておきます。またオフィスの従業員がスムーズに避難できる経路の確保も重要です。
さらに、感染症拡大が生じた場合、感染予防のために十分なスペースを確保しておく、もしくは必要に応じてオフィスレイアウトをフリーアドレスにできるよう、準備しておくことも重要といえます。さらに、感染症リスクを想定すれば、抗菌クロスや抗菌手すりなどを施しておくことも有効と考えられます。

また災害や感染症発生時には、一極集中型を避け、リスクを分散させるオフィス分散やリモートワーク活用なども有効です。オフィスを整えるとともに、オフィス外でのBCPも検討しておく必要があるでしょう。

まとめ

企業のBCPや手順、注意点とともに、BCPを意識したオフィス選びやオフィスづくりのポイントを解説してきました。
今後、コロナがおさまったとしても、地震などの自然災害リスクや他の感染症リスクを想定して、BCPを確実なものにしておくことで、企業の未来は明るいものとなるでしょう。

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