COLUMNオフィス アイデアコラム

会議室のレイアウトの種類やデザインとは
~用途に合わせてミーティングスペースを有効活用~
2020.04.02UP

グローバル化、ダイバーシティ推進などを背景に、共創、チームの重要度が上がっており、同時に会議やミーティングの重要性も増しています。従来の、個室で行うかしこまったスタイルの会議はもちろんのこと、近年はちょっとしたミーティングスペースにおける気軽な話し合いや立ち会議なども出てきており、スタイルも多様化しています。

また働き方改革を背景に、会議時間短縮も叫ばれる中、できるだけ時間をかけず、効率よく良い議論をするためには、会議室のレイアウト形式やデザインは会議タイプに最適なものである必要があります。

そこで今回は、近年のトレンドの会議室から見る新しいレイアウトをはじめ、従来からある基本的な会議室のレイアウト形式と活用事例をご紹介します。

近年のトレンドの会議室から見る新しいレイアウト
近年は、これまでになかった新しい会議室が生まれており、それに伴い、レイアウトも自由度を増しています。例えば、次のようなレイアウトがあります。
●オープン会議スペース

そもそも会議室を利用せず、オープン会議スペースで会議をすることは、すでに一般的になってきています。それほど機密性の高くない社内のミーティングは、わざわざ会議室に足を運ばず、執務スペースの一角に設けられたオープンな会議スペースで行うことなども多いです。現に、窓辺にソファや長椅子が設置されており、カジュアルなテーブルを配することで、リラックスしながら気軽にコミュニケーションを取ることができる場所を作っている企業も多くあります。レイアウト形式は少人数の対面式が主流です。

特に、ファミリーレストランのようにテーブルとベンチシートがセットになっている、コの字型のオープン会議スペースは、多くのオフィスで見られます。少人数のグループミーティングのほか、一人で集中して作業をするのにも利用できるため、活用用途の多い便利なスペースといえます。

●内装デザインが工夫された会議室

近年、オフィス内の内装デザインは、働き手がより集中して心地良く仕事ができるようさまざまな工夫が施されています。会議室においても、内装を木材のやわらかな印象で壁、家具などをそろえたり、観葉植物を置いたりして、会議に参加する従業員がよりリラックスした状態でアイデアが生まれやすくなる環境作りを行っている企業もあります。

●スタンディングミーティング向け会議室

立ったままミーティングを行う、スタンディングミーティングが近年、増えています。手軽にサッと始められ、かしこまりすぎない会議ができ、自由に意見交換ができるメリットがあります。このスタンディングミーティング用として、テーブルのみの設置で椅子がない会議室も出てきています。テーブルのほか、モニターやホワイトボードを設置しているケースもあります。

●2~3人用の「ハドルルーム」

近年、「ハドルルーム」という2~3人用、多くても6人以内でミーティングを行えるミニ会議室もトレンドです。あえて小会議室よりも小さいスペースを作ることで、社員が気軽にミーティングを開くことができるように設置されます。「ハドル」とは、アメリカンフットボールにおけるプレーの作戦会議のことを指すこともあり、少数で重要な話し合いを個室で行いたいといった場合に向いています。ハドルルームのレイアウト形式は多様で、椅子だけのスペースもあれば、小さなテーブルに椅子2つ、ホワイトボードが設置されているといったケースもあります。

●1対1のミーティングルーム

上司と部下が1対1でミーティングができる個室型の会議室は、米国ではすでに普及しているレイアウト形式の一つです。デスクと椅子、パソコンなどが配され、部下が作業を行うそばで上司が指導するといったように、人材育成の場所として利用されるのが一般的です。じっくりと向き合うことができ、集中して教育を行えるメリットがあります。

会議室のレイアウト形式別の用途・活用法

会議室のレイアウトは、近年のトレンドにみられるように、自由度が高まっています。オフィス移転や新設に際して、新しく会議室を作る際には、ぜひ自社ならではのレイアウト形式を考えてみてください。そこで押さえておきたいのが、従来からの会議室のレイアウト形式です。基本をおさらいする意味でも、一般的な7つのレイアウト形式の目的・用途、特徴、活用法を確認しておきましょう。

1.対面形式

●目的・用途

活発な議論・討論・ディスカッションが求められる会議等

●特徴

横長のテーブルをはさんで、向かう合う形で横一列に着席する形式です。 対面している人同士が、しっかりと相対することができ、顔を見ながら話をすることができるのが特徴です。横一列に着席することで、全員が対等な立場から発言できます。

●活用法

議論や討論・ディスカッションに向いています。それぞれのチームメンバーが一列に並び、お互いのチーム同士が対面することで、討論がしやすくなり、会議が活発になります。また立場や役職問わず、全員が対等な位置で議論を交わしたいときにも適しています。

2.口の字(くちのじ)形式

●目的・用途

重役会議、国際会議等

●特徴

横長のテーブルを「口(くち)」の漢字のように並べ、その外周に椅子を置くレイアウト形式です。着席した参加者全員が、お互いに顔を見合わせることができることから、適度な距離感と緊張感を持って話し合いができます。

●活用法

口の字形式が用いられるのは、その適度な距離感と緊張感から、組織の重役会議や、国際的に開催される会議といった重要な会議が多いです。また、脚本をもとにした映画や演劇のセリフ合わせなどで用いられることがあります。

3.コの字(このじ)形式
●目的・用途

ホワイトボードやスクリーン上に資料等を掲げながら行う、企画会議やプレゼンテーションを伴う会議、業務報告を行いながら進める会議等

●特徴

コの字形式は、横長のテーブルを「コ」のカタカナの文字のように並べ、その外周に椅子を設置するレイアウト形式です。口の字形式の四辺のうち、一辺を取り除いた形式をイメージするとわかりやすいでしょう。空いた中央のスペースに、スクリーンやプロジェクターなどを置けば、参加者全員で同じ資料や画像、映像を見ながら会議を進めることができます。

●活用法

ホワイトボードやスクリーンを利用すれば、皆で同じものを見ながら考える企画会議や、プレゼンテーションを伴う会議、業務報告を行いながら進める会議等に活用できます。

互いにディスカッションするというよりも、各自が確認、理解し、それぞれがアイデアを出すといった場合に向いています。

4.スクール形式

●目的・用途

勉強会や講演会、セミナー等

●特徴

学校の教室ように、すべてのテーブルと椅子が正面を向いているレイアウトで、正面には演台があり、演台に立つ人の話を聞いたり、スクリーンに投影する資料や映像を見たりしながら進めることができます。1人の人が複数人に対して行う講義や説話に対して、参加者が集中しやすいのが特徴です。

●活用法

ほとんどの勉強会や講演会、セミナーなどで活用されています。参加者が互いに話をしたり、ディスカッションをしたりするような会議には向きません。

5.シアター形式

●目的・用途

入学式や入社式、講習会、上映会、演奏会、発表会等

●特徴

スクール形式のテーブルだけを取り除いたレイアウト形式です。スクール形式と比べてテーブルが不要なので、比較的、狭いスペースでも可能なレイアウト形式で、より多くの人を参加させることができます。

●活用法

主に、参加者が机の上で筆記する必要のない、入学式や入社式、講習会、上映会、演奏会、発表会等に活用されます。参加者が互いにディスカッションする会議には不向きです。

6.島型形式(アイランド形式)

●目的・用途

グループごとにディスカッションを行う会議、研修・セミナー等

●特徴

同じスペースの中で、いくつもの「島」を作るレイアウト形式です。島は、テーブルと椅子で構成されており、3~6人程度が着席できるようになっています。少人数のグループができ、そのグループごとに密なコミュニケーションを図ることができるのが特徴です。参加者同士の意見交換がしやすくなるほか、資料を共有する場合にも適しています。

●活用法

グループごとに、討論やディスカッションをする会議や研修・セミナー等の際に活用できます。参加者の人数が多く、全員でディスカッションできない場合に、少人数ごとにディスカッションし、グループごとに意見をまとめる方式を取ることにより、会議が効率化します。

7.正餐(せいさん)形式

●目的・用途

食事を伴う会合

●特徴

同じスペースの中で、円卓の周りに椅子を並べたセットを複数設置するレイアウト形式です。「正餐」とは、西洋料理における「正式の献立による食事」の意味です。

●活用法

広い会場の結婚披露宴や食事パーティなどの、食事を伴う会合にこの形式がとられることが多いです。

オフィスでよくあるレイアウト形式の事例

一般的なオフィスで用いられる会議室のレイアウト形式は、先に紹介したうち、「1.対面形式」「2.口の字(くちのじ)形式」「3.コの字(このじ)形式」が多いのではないでしょうか。それぞれの事例をご紹介します。

●対面形式の会議室事例

対面形式の会議室は会議や打ち合わせが気軽に始められる便利なレイアウトといえます。基本の会議室としているオフィスは多いです。近年はスクリーンとプロジェクターが備え付けられている場合もあります。

●口の字形式の会議室事例

口の字型は、定例役員会議などの重要度の高い会議やカンファレンス、商談会などに使われる会議室として利用されているケースが多いです。対面形式の会議室よりも、距離感を保つことができ、緊張感を持って会議やディスカッションを行えます。

●コの字形式の会議室事例

コの字型の会議室は、正面にホワイトボードを置き、進行役が議題や出た意見を書きながら進める会議等によく利用されています。意見交換やディスカッションがしやすく、活発な会議になりやすくなります。

近年の会議室のレイアウト形式のトレンドとともに、基本の会議室のレイアウト形式と活用法をご紹介してきました。

オフィス移転やオフィス新設の際に、会議室のレイアウトやデザインを考える場合には、自社で頻繁に行われる会議タイプに合ったレイアウト形式の会議室を備えておくことが重要になります。それが結果的に会議の効率アップ、時短、生産性向上につながります。ぜひ自社に最適な会議室レイアウトを見つけてください。

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