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オフィス アイデアコラム

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効率的で的確に進めるオフィス移転のスケジュール
~効率的・的確に進めるために~

2016.07.15UP
オフィス移転の費用~コストシミュレーションのポイント~

オフィス移転をスムーズかつ効率的に進めるためには、事前に綿密な計画を立てる必要があります。オフィス移転にかかる期間に目安は一般的に約6ヵ月と言われており、本コラムでは、6ヵ月で考えたオフィス移転スケジュールを例に具体的に解説します。

オフィス移転は長期プロジェクトとして考える
オフィス移転は長期プロジェクトとして考える

オフィス移転のスケジュールを考えるにあたって大前提としておきたいのは、オフィス移転は長期的なプロジェクトとして考えることです。場合によっては急を要することもあるかも知れませんが、通常業務に支障をきたさず、効率的で的確に進めていくには、ある程度時間をかける必要があります。

では、オフィス移転スケジュールはどれくらいの時間を費やして行うのかが望ましいでしょうか。オフィス移転のおおまかな流れは下記の図のように進みますが、プロジェクト期間は、100坪以上で6ヶ月程度、大規模なものとなると12ヶ月程度かかる場合もあります。

オフィス移転の大まかな流れ
■「オフィス移転プロジェクト期間6ヵ月」のシュミレーション

具体的にどのようなオフィス移転のスケジュールが組めるかを下記図のように6ケ月でシミュレーションしてみました。

どのタイミングで何を行い、いつ引越しを完了させるかをきちんと定めることが大切です。
物件の選定やレイアウトなど「より良いもの」を追求するあまり、ついつい時間を費やしてしまう業務も納期を決めることでダラダラと先延ばしになることを防ぐことができます。

旧オフィスの原状回復工事を行い、無事に引き渡し、完全に解約になる日がオフィス移転の完了ですのでそれを考慮してオフィス移転スケジュールを組んでいきたいものです。

オフィスの原状回復は契約期間中に行わなければならないので、いつまでの契約なのかをきちんと確認したうえで、各種業者に連絡を取り、工事工程の計画を立てるとよいでしょう。

【6ケ月で考えたオフィス移転スケジュール】

オフィス移転の大まかな流れ
オフィス移転準備(1ヶ月目)

・新オフィスの物件選定…オフィス移転の計画が発生した段階で着手
・旧オフィスの解約予告…オフィスビルは6ヵ月前に解約通知が必要な場合が多い

オフィス移転準備(2ヶ月目)

・新オフィスの物件申し込み…何年契約か、敷金返納の有無など細かい点も確認
・新オフィスの内装設計…移転の目的も考慮して設計
・旧オフィスの原状回復工事の業者選定

オフィス移転準備(4ヶ月目)

・新オフィスの工事開始

オフィス移転準備(5ヶ月目)

・新オフィス移転
・旧オフィスの原状回復工事開始

オフィス移転準備(6ヶ月目)

・引っ越し作業完了…取引先への連絡、各種届出の提出なども忘れないように注意

■オフィス移転は様々なタスクを同時進行で行う

オフィス移転でポイントになるのは、まずはプロジェクトチームを結成することです。
チームを結成したらオフィス移転スケジュールにそってそれぞれの役割を決め、同時進行で作業を進めていきましょう。それぞれ分担された役割に集中することで質の高い仕事ができます。

同時進行で作業を進めていく理由は、それぞれ役割分担して行う業務が数多くあり、同時に進めなければ間に合わなくなる可能性があるからです。

ただ同時進行で行うことで忘れてはいけないのが各担当者の連携です。チームリーダーが全体を把握しながら、それぞれのスタッフ同士もミーティング等で情報の共有化を図っていきたいものです。

■オフィス移転効率化のカギは、同時進行タスクの役割分担

物件選定と平行して、現オフィスの問題点の洗い出しや新オフィスのコンセプト策定、設計会社・施工会社の選定、現オフィスの解約予告など、様々なタスクを同時に進めていかなくてはいけません。

例えば、部署ごとにプロジェクトメンバーを選出し、交渉先や外注先ごとに担当者を分けると、打合せや各部署への連絡もスムーズになります。

ですが、オフィス移転担当となったものの、プロジェクトチームを結成することができない場合などは、物件選定からデザイン設計施工・引越しや原状回復までを一括で請け負ってくれる会社に依頼するのも、失敗しない効率的な方法のひとつです。

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