COLUMNオフィス アイデアコラム

効率的で的確に進めるオフィス移転のスケジュール
~効率的・的確に進めるために~
2016.07.15UP

オフィス移転は長期プロジェクトとして考える

オフィス移転のスケジュールを考えるにあたって大前提としておきたいのは、オフィス移転は長期的なプロジェクトとして考えることです。場合によっては急を要することもあるかも知れませんが、通常業務に支障をきたさず、効率的で的確に進めていくには、ある程度時間をかける必要があります。

では、オフィス移転スケジュールはどれくらいの時間を費やして行うのかが望ましいでしょうか。オフィス移転のおおまかな流れは下記の図のように進みますが、プロジェクト期間は、100坪以上で6ヶ月程度、大規模なものとなると12ヶ月程度かかる場合もあります。

■「100坪のオフィス=プロジェクト期間6ケ月」を例にシミュレーション

具体的にどのようなオフィス移転のスケジュールが組めるかを下記図のように6ケ月でシミュレーションしてみました。

どのタイミングで何を行い、いつ完了させるかをきちんと定めることが大切です。
物件の選定やレイアウトなど「より良いもの」を追求するあまり、ついつい時間を費やしてしまう業務も納期を決めることでダラダラと先延ばしになることを防ぐことができます。

またオフィス移転は、移転日がゴールではありません。旧オフィスを無事に引き渡し、完全に解約になる日が完了ですのでそれを考慮してオフィス移転スケジュールを組んでいきたいものです。

【6ケ月で考えたオフィス移転スケジュール】

■様々なタスクを同時進行で行う

オフィス移転でポイントになるのは、まずはプロジェクトチームを結成することです。
チームを結成したらオフィス移転スケジュールにそってそれぞれの役割を決め、同時進行で作業を進めていきましょう。それぞれ分担された役割に集中することで質の高い仕事ができます。

同時進行で作業を進めていく理由は、それぞれ役割分担して行う業務が数多くあり、同時に進めなければ間に合わなくなる可能性があるからです。

ただ同時進行で行うことで忘れてはいけないのが各担当者の連携です。チームリーダーが全体を把握しながら、それぞれのスタッフ同士もミーティング等で情報の共有化を図っていきたいものです。

■効率化のカギは、同時進行タスクの役割分担

物件選定と平行して、現オフィスの問題点の洗い出しや新オフィスのコンセプト策定、設計会社・施工会社の選定、現オフィスの解約予告など、様々なタスクを同時に進めていかなくてはいけません。

例えば、部署ごとにプロジェクトメンバーを選出し、交渉先や外注先ごとに担当者を分けると、打合せや各部署への連絡もスムーズになります。

ですが、オフィス移転担当となったものの、プロジェクトチームを結成することができない場合などは、物件選定からデザイン設計施工・引越しや原状回復までを一括で請け負ってくれる会社に依頼するのも、失敗しない効率的な方法のひとつです。

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