オフィス移転チェックリストで流れとスケジュールを確認

オフィス移転は、新オフィスの機能や利便性、社員の働きやすさ・通勤しやすさ等、今後のビジネスの質を大きく左右する重大プロジェクトです。本コラムでは、失敗しないオフィス移転のためのチェックリストとスケジュールをご紹介します。

チェックリストでオフィス移転のやるべきことを明確に

オフィス移転は、単なる引っ越しと捉えてしまう方もいるかも知れませんがそれは違います。

新オフィスの機能や利便性、社員の働きやすさ・通勤しやすさ等は今後のビジネスの質を大きく左右します。また移転には当然コストも発生します。お金を掛ける分、それに見合った成果も求められます。そのように考えていくとオフィス移転は、ビジネスの重要なプロジェクトと捉えられます。

どんなプロジェクトも成功させていくためには、「何をいつまでに達成していくか」という項目のピックアップとスケジュールが必要になってきます。
まずは、やるべきことを書き出したオフィス移転チェックリストを作成してみましょう。

【チェックリスト】オフィス移転先決定までにやっておくべきこと

オフィス移転チェックリストでまず抽出したいのは、移転先が決まるまでに進めておきたい事柄です。
まずは大きく全体を俯瞰して、移転計画の立案に関する項目をまとめましょう。プロジェクトチームの結成や移転目的、マスト項目の洗い出しなど移転プロジェクトの柱になる事柄が着手できているかどうかを、このリストでチェックしてください。

次に現オフィスの賃貸契約書についてチェックしておきたい項目をまとめます。契約の解約を予告する時期をチェックしないまま移転を行うと空家賃を払うなど余計なコストが発生する可能性があります。

その次にまとめておきたいのは移転先を決めるための確認項目のピックアップ。移転先条件や決定する際に確認するべき項目をオフィス移転チェックリストにしておきます。それぞれ下記のチェックリストの例を参考にしてください。

【計画立案のときのチェックリスト】

  • プロジェクトチーム編成
  • 移転目的の明確化と認識の共有
  • 希望スケジュール作成
  • トータル予算の把握
  • マスト条件の抽出
  • 現オフィスへの解約予告時期の確認

【関連記事】オフィス移転の計画立案のポイント~目的・コンセプトを明確に

ポイント

オフィス移転の計画立案のポイントは、「オフィス移転の目的を明確にすること」「移転完了までの全体スケジュールを決めること」です。

【現オフィスについてのチェックリスト】

  • 現オフィスの賃貸借契約書のチェック

    └ 敷金
    └ 保証金
    └ 解約予告提出のタイミング

  • 預託金の返還時期の確認
  • 物件の平面図の用意

ポイント

オフィスの解約予告は一般的に3~6ヶ月前の申し出が必要となるため、現オフィスの賃貸借契約書を確認し、解約予告期間を把握する必要があります。

【移転オフィス選定のときのチェックリスト】

  • 移転先条件の設定(優先順位の明確化、マスト条件の確認)
  • 物件の内覧
  • 候補ビルの比較検討
  • 契約内容の確認
  • 預託金の支払い
  • 入居申込書の提出
  • 新オフィス契約

ポイント

テレワークやサテライトオフィスの導入が進み、これまでとはオフィスに求められる条件が変わりつつあります。これまでとは異なる基準でオフィスを選定する必要があります。

【関連記事】アフターコロナ時代のオフィスビルの選び方

【チェックリスト】オフィス移転までにやっておくべきこと

次にオフィス移転チェックリストにまとめておきたいのは移転先が決まってから実際の移転までにやっておくべきことの項目です。これはレイアウトや業者の決定、住所変更に関する様々な社内書類の処理や法的手続き、現オフィスの引き渡しに関する準備などで必要になってきます。

名刺や社内封筒の住所変更や挨拶状、さらにOA機器や電話機の移設手配など細かい事柄が多いですが、一つでも欠けると移転後の業務がスムーズに稼働しなくなりますので、この期間のオフィス移転チェックリストの作成は特に重要です。

【レイアウト決定のときのチェックリスト】

  • 予算組立て
  • マスト条件の抽出
  • デザインコンセプトの決定
  • レイアウト図チェック
  • └ 目的に合致しているか
    └ 企業イメージに合っているか
    └ 社内的に不公平はないか
    └ 家具・什器備品に無駄はないか
    └ 電源がとりやすい位置にあるか
    └ 会議室・応接・受付などの使用イメージができるか
    └ 収納スペースは十分か
    └ リフレッシュスペースは確保されているか
    └ 更衣スペースは確保されているか
    └ 動線が使いやすいか

ポイント

新型コロナウイルスの影響もあり、在宅勤務とオフィス勤務を併用する会社も増えてきました。働き方が変化する中で、オフィスのレイアウトも従来とは異なる形で考える必要があります。

【関連記事】これからのオフィスレイアウトプラン ~変わる働き方への適応~

【工事依頼のときのチェックリスト】

  • 見積依頼する業者を確認
    • 建築内装工事業者
    • 電気工事業者
    • 設備工事業者
    • 電気工事業者
    • 電話LAN配線工事業者
    • セキュリティ工事業者
    • 什器メーカー
    • 引越し業者
    • など

  • 見積精査 もしくは、
  • 一括で任せられる業者に見積依頼

ポイント

工事の内容によっては、ビルの管理会社が業者を指定する場合と任意で選定した業者で施工できる場合があるので、事前にビルの管理会社に確認を取る必要があります。

【工事スケジュール決定後のチェックリスト】

  • 社内への移転スケジュール告知
  • 社内への指示
  • 社内作業の割り当て

【オフィス移転に伴う社内文書作成のチェックリスト】

  • 移転挨拶状作成
  • 名刺・封筒・会社案内などの印刷物発注
  • └ 封筒レターヘッド
    └ 会社案内
    └ 帳票類
    └ 名刺
    └ 社判ゴム印
    └ 住所変更シール
    └ 社員証明書の再発行

ポイント

オフィス移転の案内状は移転の1ヶ月前までに送るのが一般的です。
移転先の住所先が決まったら、すぐに案内状の作成準備を始めると良いでしょう。

【現オフィスの退去・解約のときのチェックリスト】

  • 原状回復施工業者に見積り依頼
  • 工事請負契約書の締結
  • 物件の引渡し予定日の決定
  • 最終引渡し日確認
  • サーバーの移転日程確認
  • 引渡し日の確定・オーナー承認

ポイント

原状回復工事は貸主側とのトラブルが多く発生しがちです。
なるべく早い段階で、貸主側と工事の範囲や選定業者について話し合っておきましょう。

【チェックリスト】オフィス移転当日、移転後にやっておくべきこと

最後に紹介するのは、移転当日と移転後に必要なオフィス移転チェックリストに必要な項目です。
移転の実務については極力、委託した業者に任せ、税務署や社会保険事務所、労働基準監督署などの公的機関に関する届け出に漏れがないかのチェック項目を決めておきましょう。
新しい事務所での事業開始から10日以内など期限が設けられているものもあるので要注意です。

【移転当日や移転後の法規手続きのときのチェックリスト】

  • 鍵の受渡しの打合せができているか
  • 電話・FAX・OA機器の移設手配
  • [電話・FAX]
    └ 電話回線の確保、既契約の電話の移設
    └ 旧ビルの電話撤去
    └ 電話機の選択
    └ 通信費の確認
    └ 通信手段の確認(有線・無線)
    [OA機器]
    └ リース業者への連絡

  • 法規手続き
  • 法務局]
    └ 本店(支店)移転登記申請(移転日から2週間以内)
    └ 税務署へ事業年度・納税地・その他の変更異動届(移転後)
    └ 給与支払事業所等の開設・移転・廃止届(移転日から1ヶ月以内)
    [都道府県税事務所]
    └ 事業開始等申告(事業開始日から10日以内)
    [社会保険事務所]
    └ 適用事業所所在地・名称変更届(変更の日から5日以内)
    [労働基準監督署]
    └ 労働保険 名称・所在地等変更届
    └ 労働保険概算・増加概算・確定保険料申告
    (移転後、保険関係成立の日から50日以内)
    └ 労働保険関係成立届(関係が成立した日の翌日から10日以内)
    └ 労働基準法に関する適用事業報告
    └ その他の就業規則変更届
    └ 時間外労働・休日労働に関する協定届
    └ 安全管理者選任報告
    [郵便局]
    └ 転居届

【撤去後のチェックリスト】

  • 敷金・保証金の返還

オフィス移転の流れとスケジュール

オフィス移転にかかる期間は企業規模にもよりますが、一般的に6ヶ月と言われています。ここでは、移転完了までを6ヶ月としたスケジュール作成例をご紹介します。

6ヶ月以上前

6ヶ月前

5ヶ月前

3ヶ月前

  • 新オフィスの工事開始

2ヶ月前

  • 新オフィス移転
  • 旧オフィスの原状回復工事開始
  • 引っ越し業者選定

1ヶ月前

オフィス移転の業者選定のポイント

オフィス移転には多くのタスクと時間がかかるため、業者に依頼するケースも多いかと思います。ただ、業者に委託する際は費用も多く発生するため、トラブルなくスムーズに移転を終わらせるためには、しっかりとしたオフィス移転業者の選定がポイントとなります。
ここでは、オフィス移転業者の選び方の3つのポイントをご紹介します。

①業者の実績を確認

その業者がこれまで対応してきた実績を知ることで、どのくらいの会社規模の移転に携わってきたのか、どういった業種に強いのかなどを確認することができます。
また、オフィス移転を請け負う業者はたくさんありますが、オフィス移転を専門的にやっているかどうかは確認すべきポイントとなります。
オフィス移転はある程度の経験や実績が必要であり、経験が浅い業者だと何かしらのトラブルが発生するケースもあります

②業者の対応範囲を確認

オフィス移転には物件選定から、内装工事、引っ越し作業、原状回復など様々な業務が発生します。業者の中には引っ越し業務だけを専門に行っている業者などもあるため、事前にどの業務を依頼したいかを確認し、自社に合った業者を選定する必要があります。

③移転後のアフターフォローの有無

オフィス移転が完了した後も、アフターフォローが充実している業者を選ぶと非常に安心できます。
実際に新しいオフィスに入居し、仕事を始めてみると、入居前には予期していなかった不具合や改善点が見つかるケースがあります。
そのため、そういった改善の要望に対しても柔軟に対応してくれるかどうかも業者選定のポイントとなるでしょう。

まとめ

オフィス移転は、移転前から移転後まで、様々な業務が発生します。
「やることが多く、担当者の負担が大きくて大変」「できるだけコストを抑えてオフィス移転したい」などオフィス移転に関するお悩みを抱えている方はザックのオフィス移転サービスがおすすめです。

ザックでは移転先物件の選定から、オフィス移転プロジェクトのご提案・設計・施工/工事・アフターフォローまで、オフィス移転に関するすべての作業をサポートしています。一括で請け負うことで業者選定の手間も省け、コスト削減にもつながります。

また、ザックはオフィスやビルに関して創業より10,000件以上の施工実績を積み重ねております。
移転後のアフターフォローも充実しており、ご入居後もオフィスでのお困りごとをサポート致します。