オフィス移転のお知らせ作成ガイド

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オフィス移転の通知手段

オフィス移転が決まったら、オフィス移転の事実と移転先を公表し、周知する必要があります。主要な取引先の企業の代表者や担当者への郵送による案内状、FAX、メール送付、ポスターの掲出、公式ホームページでの告知などの手段があります。

 

 

■オフィス移転の案内状送付までのタスク

主要な取引先の企業に「事務所移転のお知らせ」の案内状を送ることは重要です。請求書や納品書などの重要な書類のやりとりを滞りなく行うためには、移転する事実、そして移転先住所をできるだけ早期に知らせておく必要があります。 

●案内状を準備しはじめる時期の目安
移転の3~4ヵ月前。

●案内状を送る時期
移転の1ヵ月まで。2~3ヶ月前に文書で案内し、1カ月前にメールや電話などでフォローすると、より丁寧です。

では、移転の案内状を送るまでに必要なタスクを確認していきましょう。

1.新住所の確認
移転先が決まったらすぐに案内状の作成をはじめたいものです。移転先ビルが新築の場合は住所確定時期を建設会社などに確認しておく必要があります。

2.新電話番号とFAX番号の確認
案内状に記載する電話番号はできれば代表番号だけでなく担当部署の番号や担当者直通番号を記載したいものです。よって、電話番号も早めに手配しておく必要があります。

3.送付先の決定とリストアップ
移転先の情報を案内状やメールなどで知らせる取引先やお客様の、住所やメールアドレスをリストアップします。すべての部署の取引先を一か所にまとめてリストアップし、案内状を送ると効率が良いでしょう。

4.通知方法(郵送・FAX・メール)の振り分け
通知方法を決めます。主要な取引先など重要な相手には、普通のはがきか、二つ折りのはがきで作成し「郵送」するのが一般的です。また、通常、案内状は企業の代表者に送付するため、直接の業務をやりとりする担当者にまで情報が行き渡らない場合もあります。その点を考慮して、必要に応じて担当者宛てに、FAXやメールでの通知も別途行っておくことも考えましょう。

5.挨拶文の作成
案内状には、挨拶文と、新住所、新電話番号・FAX番号、代表者名を記載します。できれば地図も入れておくと良いでしょう。挨拶文は、移転の簡単な挨拶です。この挨拶文の作成を行います。またホームページや張り紙などでも掲出する場合には、その文章作成も必要になります。

6.印刷、送付作業
挨拶文などの記載内容が決まったら、はがきは印刷し送付、ホームページなどは公開するなどします。

7.転送届を出しておく
取引先などが誤って、もしくは移転を知らずに旧住所へ郵送物を送った場合のことも考えて、必ず郵便局に転送届を出しておきましょう。はがきによる届け出の他、オンラインで手続きする方法もあるので活用してみてください。

参考:e転居 - 郵便局

 

■「事務所移転のお知らせ」例文

事務所移転のお知らせの挨拶文の例文をご紹介します。

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移転のお知らせ

拝啓 ●●の候(※) 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

平素は格別のお引き立てご愛顧を賜りありがたく厚く御礼申し上げます。
さて このたび弊社は左記(下記)に●月●日より移転いたしますので、謹んでご案内申し上げます。
今後とも一層のご支援を賜りますようお願い申し上げます。

                                            敬具

平成●●年●月●日

新住所 〒●●●-●●●● ●●●●●●●●●
会社名 株式会社●●●●●
代表取締役 ●● ●●
電話番号(代表)●●● FAX ●●●

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※「●●の候」の箇所には、「新春」「新緑」など、季節に合わせた文言を入れます。

参考:ビジネスマナーと基礎知識 「挨拶状の書き方(事務所移転)

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