オフィスのフリーアドレスとは?~メリット・デメリット

オフィスのフリーアドレスとは?~メリット・デメリット

働き方を自由にする可能性を内包したフリーアドレスとは?

新しいオフィスのレイアウトスタイルとして、近年注目を集めている「フリーアドレス」

フリーアドレスとは、従来のように社員それぞれが持つ個人専用のデスクはなく、フロアに長机と椅子が設置されているところに、自由に着席場所を選んで仕事をするスタイルです。

ソファなどがあるスペースが用意されていることもあり、まるで一つのカフェのようなイメージです。

このフリーアドレスは、ノートPCと無線LAN、もしくはタブレット端末やスマートフォンなどを使用したモバイルワークをメインとした職場で使用されています。

ノートPCを社員に貸与したり、すべてのフロアにWi-Fiを導入したりして、より仕事をしやすくしているオフィスもあります。

 

■オフィスのフリーアドレスのメリットとデメリット

メリット

1. 社内コミュニケーションが活性化する
毎日座る場所が変わることで、周囲のメンバーとの距離が近くなったり、随時変わったりすることから、部署や部門、立場を越えた交流が可能になります。組織内の壁が取り払われることで、社内コミュニケーションが活性化すれば、働く意欲や仕事へのモチベーションが上がる効果も期待できます。

2. スペースコストの削減になる
個人のデスクをすべてそろえると、荷物置き場などを含めて、一人当たりのスペースがより多く必要になります。その点、フリーアドレスは基本的に私物を放置しないため、一人当たりのスペースを減らすことができます。結果、スペースコストの削減につながることもあります。

3. 毎日新鮮な気持ちで仕事に取り組むことができる
毎日周りのメンバーが変わることは、コミュニケーションを円滑にするだけでなく、仕事に新鮮味をもたらす効果もあります。もちろん、決まったメンバー、チームとのやりとりも必要ではありますが、たまには違うチームのメンバーと交流することで、何か新しいアイデアや気づきが得られるかもしれません。

4. 自由な行動スタイルが身に付く
マイデスク制でいつも決められた席に座り、限られた行動範囲の中で仕事をするよりも、自ら積極的に動いて、随時、自由に必要なコミュニケーションを取りに行く仕事スタイルは、その行動面から、社員の積極性が身に付くことも期待できます。

5. マイデスク制だと整理整頓がされにくい
自分のデスクを持つと荷物や書類などの私物を放置することになるため、人によっては乱雑になりがちです。整理整頓された、見栄えの良いオフィスは、フリーアドレスのほうが実現されやすいでしょう。

デメリット

1. 結局、席が固定化されてしまう
社員が本当の意味でフリーアドレスのメリットを感じていないと、フリーアドレスでありながら、結局は自分の席が固定されてしまい、同じメンバー同士で固まってしまうこともあります。

2. 部署や部署内のコミュニケーションが希薄になる
フリーアドレスでは、部署を越えた社内コミュニケーションの可能性が広がります。しかし、その代わりに、部署内のコミュニケーションが以前よりも希薄になる恐れがあります。

3. 集中しにくいこともある
集中して作業したい場合、周りの環境が随時変化したり、常に会話のやりとりが近くで行われたりしていると、作業への集中の妨げになることがあります。回避策として、壁に面した集中エリアを別に設けるなどがされています。

4. 荷物置き場がない
常に必要書類や用具などが必要な業務の場合、荷物置き場に困るということがあります。

5. モバイルワークのシステムづくりが必要
フリーアドレスは、ただオフィスのレイアウトやWi-Fi導入などの環境づくりだけでは不十分。モバイルワークによって生産性を上げ、成果を出すためのしくみづくりも必要になります。例えば、グループウェア、チャットツール、クラウド環境の導入など、内側のしくみづくりがあります。しかし、この構築には、コストと時間を要します。

フリーアドレス導入に必要なものとは?

フリーアドレス導入時に必要な備品や管理方法を定める

自由なスタイルのフリーアドレスオフィスを導入することを検討する際に最も重要なことは、会社全体で明確な目的を持つことです。これまでの働き方が大きく変わることを理解し、各部署ごとに必要な備品や管理方法を明確に定める必要があります。
デスクやロッカーなど常に社内に置かれるもの、常に持ち歩くノートパソコン、厳重な保管が必要な共有書類など、社員全員が働きやすい環境を作るためには、それぞれの部署の業務を想定し、最も適切なオフィスの形を検討することが大切です。

フリーアドレスの導入が進む一方、一人当たりのオフィス面積は年々縮小傾向にあると言われています。
詳しくはコラム「一人当たりのオフィス面積」でご紹介していますので、ぜひご覧ください。

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